Wijzigingen werkkostenregeling in 2021

Basis werkkostenregeling

De WKR is vanaf 2015 verplicht van toepassing verklaard. Dit houdt in dat een gemeente maximaal een bepaald bedrag, de vrije ruimte, mag besteden aan voor de loonheffingen onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan haar werknemers. Daarnaast mogen bepaalde zaken onbelast vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld worden doordat zij door de gemeente als inhoudingsplichtige zijn aangewezen als gerichte vrijstelling of nihilwaardering. Over het bedrag boven de vrije ruimte dient door de gemeente loonheffingen te worden betaald in de vorm van een eindheffing van 80%.

Hoe groot is de vrije ruimte?

In 2019 was de regel voor de vrije ruimte heel eenvoudig: de vrije ruimte bedroeg toen 1,2% van de totale loonsom. In 2020 werd de vrije ruimte voor de eerste € 400.000,- van de loonsom verhoogd naar 3% (zou eerst 1,7% zijn) vanwege de coronacrisis. En voor alles boven de € 400.000,- gold een vrije ruimte van 1,2%. Zo konden werkgevers hun werknemers extra zaken voor thuiswerken vergoeden of ze verrassen door bijvoorbeeld een attentie te sturen.

In 2021 blijft de verruiming van de vrije ruimte over de totale loonsom tot en met €400.000,- bestaan. Dit betekent dat de vrije ruimte over de totale loonsom tot en met €400.000,- 3% is. Het percentage boven deze €400.000,- daalt van 1,2% (in 2020) naar 1,18% (in 2021).

Wijzigingen 2019 en 2020 voor gemeenten

Zoals wij in een eerdere nieuwsbrief hebben aangegeven is er voor gemeenten vanaf 2019 veel veranderd. Denk hierbij niet alleen aan de wijziging van de vrije ruimte, maar ook aan

• de invoering van de Wnra en de hiermee samenhangende cao gemeenten,
• de onbelaste vergoeding voor de VOG,
• de mogelijkheden voor ter beschikking gestelde (lease)fietsen, en
• de wijziging van het moment voor het doen van de loonaangifte met eindheffing WKR naar het tweede tijdvak in het volgende kalenderjaar.

Daar kwamen in 2020 door de coronacrisis nog eens bovenop de vraagstukken over het uitbetalen van (vaste) onbelaste reiskostenvergoedingen en thuiswerkvergoedingen.

Wijzigingen 2021

Voor 2021 liggen er ook weer een aantal veranderingen op de planken. Zo is de vrije ruimte aangepast zoals hiervoor vermeld en geldt een extra gerichte vrijstelling voor vergoeding van scholingskosten. Dat wil zeggen dat niet alleen de scholingskosten voor huidige werknemers, maar ook scholingskosten voor ex-werknemers onbelast mogen worden vergoed. Voor huidige werknemers gaat het met name om cursussen en trainingen die gericht zijn op het bijhouden van vakkennis. Voor ex-werknemers dient de scholing gericht te zijn op het verwerven van inkomen. Het kabinet hoopt hiermee scholing en omscholing te stimuleren.

Het demissionaire kabinet heeft inmiddels in de kabinetsbrief van 21 januari jl. over de uitbreiding van het economisch steun- en herstelpakket, laten weten dat zij de mogelijkheden van een onbelaste thuiswerkvergoeding onderzoekt. Dat zou bijvoorbeeld kunnen door de introductie van een extra gerichte vrijstelling, waardoor zo'n vergoeding niet ten koste gaat van de vrije ruimte. Wij hebben het afgelopen jaar als adviseur tevens gemerkt dat er in de praktijk zeker behoefte is aan zo’n uitbreiding binnen de WKR.

Daarnaast is het nog tot 1 april 2021 mogelijk de bestaande vaste reiskostenvergoedingen onbelast te vergoeden, ook al worden deze reiskosten als gevolg van het thuiswerken niet meer (volledig) gemaakt. Onder de voorwaarde dat het vaste vergoedingen betreft die al vóór 13 maart 2020 door de werkgever werden toegekend. Veel organisaties zijn echter al, vanwege het eerder gemelde aflopen van de versoepelingen, met de reiskostenregeling aan de slag gegaan en hebben deze beter afgestemd op de huidige thuiswerksituatie.

WKR-documentatie

Gemeenten die een handboek WKR van du ROI gebruiken voor hun WKR-administratie, zullen deze moeten aanpassen naar aanleiding van alle wijzigingen. Dit geldt, mede vanwege de toename van thuiswerken, ook te meer voor de documentatie inzake het arbobeleid van de gemeente.

Mocht u hier hulp bij nodig hebben of mocht u meer willen weten over de werkkostenregeling en bovenstaande informatie? Dan kunt u via e-mail contact opnemen met onze collega’s Anne Opbroek of Jo Seroo via ons telefoonnummer: 088 004 38 00.