Monitoring volgens DHT: een onmogelijke opgave?

Een van de toelatingscriteria voor het nieuwe Horizontaal Toezicht - het doorontwikkelde HT, of kortweg DHT - is dat jouw organisatie de "monitoring" op orde moet hebben. Organisaties worden geacht zélf periodiek (maar ten minste jaarlijks) te toetsen of - en daarmee aannemelijk maken dat - de aangiften vrij zijn van materiële onjuistheden... Is dit te doen, of is het een onmogelijke opgave?

Monitoring is volgens de Belastingdienst één van de kernprincipes van fiscale beheersing. Een adequaat werkende monitoring voor de belangrijkste fiscale risico's (de "key-risks") is nodig om te voorkomen dat materiële fouten in de aangiften terechtkomen. De Belastingdienst stelt letterlijk: "Een organisatie moet zélf periodiek (maar ten minste jaarlijks) toetsen of - en daarmee aannemelijk maken dat - de aangiften vrij zijn van materiële onjuistheden".

Beheersmaatregelen

De gedachtegang is dat er fiscale risico's zijn, die kunnen leiden tot fouten in de aangiften. Als deze risico's op voorhand bekend zijn, kan een organisatie hiervoor beheersmaatregelen treffen. Die maatregelen kunnen enerzijds bestaan uit procedures: dit zijn (reeksen van) vooraf afgesproken handelingen die door medewerkers worden uitgevoerd met als doel om een fiscaal risico uit te sluiten. Anderzijds kunnen ze bestaan uit in IT-systemen verankerde maatregelen. Een voorbeeld hiervan is een automatische koppeling van een btw-percentage aan een financiële transactie, afhankelijk van het soort prestatie die een crediteur levert.

De eerste soort maatregelen - de procedures - hebben als kenmerk dat ze vrij "zacht" zijn omdat ze afhankelijk zijn van menselijke handelingen of beslissingen. Veel organisaties gebruiken daarom bijvoorbeeld Workflowsystemen om de volgorde, routering en voortgang van processtappen te regelen en dus - in meer of mindere mate - af te dwingen. De tweede soort maatregelen - de geprogrammeerde procedures - zijn "hard". Zo hard zelfs, dat er om die reden meestal mogelijkheden worden ingebouwd om de keuze van de computer te "overrulen" als een medewerker dat nodig acht. In de praktijk zien we nagenoeg altijd een unieke mix van beide soorten maatregelen. Dat zal in jouw organisatie niet anders zijn.

"Je zoekt naar een speld in een hooiberg, die uitziet als hooi.."

Het is bovendien goed om te beseffen dat het niet zo is dat één fiscaal risico altijd door één maatregel wordt afgedekt. Ook is het zo één maatregel een rol kan spelen bij het afdekken van verschillende fiscale risico's... Er bestaat dus een n-op-n-relatie tussen fiscale risico's en beheersmaatregelen. Verder kan alléén op door de organisatie getroffen maatregelen worden gesteund als wordt voldaan aan een reeks randvoorwaarden. Een voorbeeld is functiescheiding, die zowel aanwezig moet zijn binnen de reguliere procedures als binnen de geautomatiseerde procedures. Een ander voorbeeld is het aanwezig zijn van voldoende fiscale kennis bij de betrokken medewerkers. Het terrein van fiscale risicobeheersing is dus uiterst complex, omgeven met veel onzekerheid en moeilijk of niet in objectieve termen te meten.

Kortom, het beantwoorden van de simpele vraag "komen er materiële fouten in de aangiften voor?" is door het monitoren van beheersmaatregelen niet zo eenvoudig te geven! De Belastingdienst komt organisaties tegemoet door aan te geven dat het moet gaan om "materiële fouten". Welk materialiteitsbedrag voor jouw organisatie van toepassing is kun je lezen in de materialiteitstabel die is gepubliceerd in de Controleaanpak Belastingdienst. Maar ook al wéét je welk bedrag voor jouw organisatie materieel is, hoe vertaal je de uitkomsten van het toetsen van de fiscale beheersmaatregelen naar dit bedrag? En hoe zeker ben je er dan van dat het totale bedrag aan mogelijke fiscale fouten beneden deze drempel ligt? Voor alle duidelijkheid: de Belastingdienst gaat ervan uit dat jouw organisatie dit voor elkaar krijgt en documenteert in "monitoring-rapportages", zo valt te lezen in de bijlage bij de zojuist verschenen Leidraad Toezicht Grote Ondernemingen.

Controle

Zie hier de reden dat een ándere vorm van toetsing ook nodig is. Die vorm kennen we allemaal, dat is "Controle". Controle richt zich niet primair op het voorkomen van fouten, maar op het ontdekken van fouten. Nadeel is dat deze ontdekkingen vaak pas ná het indienen van een aangifte aan het licht komen. Verder kleeft er een ander pijnpuntje aan controle: de fouten maken maar een uiterst klein deel uit van het enorme aantal financiële transacties van een organisatie en aan de vastlegging van een transactie zie je meestal niet dat er fiscaal iets mis is. Dat vereist namelijk gedetailleerd onderzoek van alle bronbescheiden die bij een transactie horen, zoals de factuur, de order, het contract, enzovoort. Je zoekt met andere woorden naar een speld in een hooiberg, die uitziet als hooi... Zie bijgevoegde afbeelding.

Onze aanpak

Om die reden integreren we bij DUROI al sinds jaar en dag statistische steekproeven en data-analyse in onze dienstverlening. Met data-analyse wijzen we snel risicovolle transacties aan, zodat die gericht kunnen worden onderzocht. Hiermee raken we veel, maar niet alles. We vullen onze data-analyses daarom aan met steekproeven: het maken van zo klein mogelijke, representatieve selecties van transacties. Het zoeken naar de speld in de hooiberg kan door deze aanpak toch doelgericht en efficiënt plaatsvinden.

Omdat we zowel de data-analyses als het trekken van steekproeven in vergaande mate hebben geautomatiseerd, kunnen we jouw organisatie ook zélf in staat stellen om dit ter hand te nemen. Op die manier kan het andere bezwaar van controle - het te laat constateren van fouten - grotendeels worden weggenomen: verdeel de jaarlijkse controlelast in stukjes en voer deze delen per maand of kwartaal uit. Je zit op die manier "kort op de bal" en dicht op, of nog voor het indienen van de aangifte. Veel fouten kun je dan tijdig herstellen en door aanpassing van de beheersmaatregelen nadien voorkomen.

Conclusie

Onze conclusie is: monitoren is moeilijk, maar zeker geen onmogelijk opgave! Data-analyse en statistische steekproeven kunnen een solide basis onder het fiscaal beheersingsraamwerk van jouw organisatie leggen. Deze werkzaamheden leveren - mits correct uitgevoerd en gedocumenteerd - aantoonbaar bewijs op dat de aangiften vrij zijn van materiële fouten. Het treffen van beheersmaatregelen blijft daarnaast nodig om te voorkomen dat fiscale risico's leiden tot fouten én om tijdig in te kunnen spelen op fiscale kansen en optimalisaties.

Wil je van gedachten wisselen over wat we in het kader van monitoring voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem dan contact met mij op.

Wil Peters RA RE

Partner DUROI, verantwoordelijk voor Tax Innovation en Tax Control