Loonheffing en werkkostenregeling update

De Belastingdienst heeft van januari tot en met maart over bepaalde loonheffing thema’s handreikingen en nadere toelichtingen gegeven. Wij brengen deze hier onder uw aandacht.

Afwikkeling loonheffingen kalenderjaar 2020

Om voor u als werkgever de jaarafwikkeling 2020 eenvoudiger te maken heeft de Belastingdienst begin februari een bijlage toegevoegd aan het ‘Handboek Loonheffingen 2020’.

In deze bijlage vindt u een overzicht van alle coronamaatregelen die gelden voor de loonheffingen in 2020. Deze maatregelen waren nog niet opgenomen in het handboek.

De bijlage bevat onder meer informatie over:

• versoepeling administratieve verplichtingen loonheffingen.
• premiedifferentiatie WW: verlenging termijn voor schriftelijke vastlegging arbeidscontract
• verruiming vrije ruimte.
• doorlopen vaste kostenvergoedingen met uitzondering van de 30%-regeling.
• doorlopen vaste reiskostenvergoedingen.
• onbelaste vergoeding mondkapjes.

Kleine geschenken regeling tijdens corona

Begin maart heeft de Belastingdienst meer toelichting gegeven over dit thema. Als u als werkgever uw werknemers een presentje wilt aanreiken als blijk van waardering en wegens het verplicht thuiswerken ten gevolge van corona, geldt hiervoor de kleine geschenkenregeling niet. U kunt de kosten wel aanwijzen als eindheffingsloon en ten laste brengen van de vrije ruimte.

U mag de kleine geschenkenregeling alleen toepassen als u voldoet aan de volgende voorwaarden:

• U geeft een persoonlijke attentie in situaties waarin ook anderen zo'n attentie zouden geven.
• U geeft geen geld of een waardebon.
• De factuurwaarde (inclusief btw) van de attentie is maximaal € 25. U hoeft eventuele bezorgkosten niet mee te tellen als die kosten op de factuur zijn gespecificeerd, of apart zijn gefactureerd.

In dit geval geeft u het presentje omdat de werknemer moet thuiswerken vanwege de verplichte coronamaatregelen. Dit is geen situatie waarin anderen dan u als werkgever ook een attentie zouden geven. Het voldoet zodoende niet aan alle voorwaarden en de kleine geschenkenregeling is daarom niet van toepassing.

Gerichte vrijstellingen voor de werkplek thuis

Omdat de Belastingdienst veel vragen kreeg over de werkplek thuis heeft zij op 8 maart jl. een handreiking gepubliceerd met antwoorden op veel gestelde vragen en een aantal praktische voorbeelden.

Hierin maakt de Belastingdienst onderscheid in gerichte vrijstellingen die berusten op de inrichting van de werkplek, vanuit de Arbowetgeving opgelegd, en het ter beschikking stellen van computer- en communicatiemiddelen en gereedschappen op basis van het noodzakelijkheidscriterium.

Inrichting werkplek

Op basis van de Arbeidsomstandighedenwet is de werkgever verplicht er op toe te zien dat:

• De werknemer de Arbovoorzieningen gedeeltelijk) gebruikt in de werkruimte.
• De werknemer geen eigen bijdrage betaalt voor de Arbovoorzieningen.
• De inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan in de Arbeidsomstandighedenwet opgenomen eisen:
• De ruimte dient zodanig te zijn ingericht dat de werknemer zoveel mogelijk zittend en ergonomisch verantwoord zijn werk kan doen (zitgelegenheid, werkblad of werktafel moeten doelmatig zijn).
• In de werkruimte zijn voorzieningen van een doelmatige kunstverlichting.

Voorbeelden van arbovoorzieningen zijn de bureaustoel, het bureau of de werktafel en een bureaulamp.

Voldoen deze arbovoorzieningen aan de gestelde eisen kunnen deze als gerichte vrijstelling ter beschikking gesteld worden. Is dit niet het geval dan kan de werkgever deze wel aanwijzen als eindheffingsloon en ten laste van de vrije ruimte brengen.

Computer-/communicatiemiddelen en gereedschappen

Deze voorzieningen kunnen als een gerichte vrijstelling ter beschikking gesteld worden als ze aan het noodzakelijkheidscriterium voldoen. Dit criterium is van toepassing als:

• De werkgever het noodzakelijk acht dat deze voorziening bijdraagt aan een behoorlijke vervulling van dienstbetrekking.
• De werkgever de voorziening betaald.
• De werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van de voorziening dient te betalen aan de werkgever op het moment dat deze niet meer noodzakelijk is voor de uitoefening van de dienstbetrekking of bij ontslag (al dan niet op eigen verzoek).

Als aan al deze criteria wordt voldaan voldoet de voorziening aan het noodzakelijkheidscriterium en kunt u deze onbelast ter beschikking stellen. Let op de bewijslast voor ambtelijk personeel en bestuurders (College en raadsleden met opting-in verloning).

Eigen bijdrage en internetvergoeding

Tot nu toe gold dat een noodzakelijke voorziening niet aan het noodzakelijkheidscriterium voldeed als sprake was van een eigen bijdrage, en dat vergoeding in dat geval alleen kon plaatsvinden middels brutoloon dan wel aangewezen als eindheffingsloon en ten laste gebracht van de vrije ruimte.

Op 11 maart jl. meldt de Belastingdienst dat in geval van een eigen bijdrage van de werknemer voor een internetabonnement, de eis van volledige betaling door de werkgever niet meer geldt. De gerichte vrijstelling blijft dus gelden als er sprake is van een eigen bijdrage voor het privégebruik door de werknemer (bijvoorbeeld voor hogere internetsnelheid).

Mocht u meer willen weten over de loonheffing of werkkostenregeling en bovenstaande informatie? Dan kunt u via e-mail contact opnemen met onze collega’s Jo Seroo of Anne Opbroek of via ons telefoonnummer: 088 004 38 00.