Grip op de werkkostenregeling binnen de gemeente

Op Prinsjesdag 2019 is het Belastingplan 2020 gepresenteerd, welke een viertal wijzigingen binnen de WKR aankondigt. Daarnaast is begin dit jaar de Cao Gemeenten 2019-2020 definitief bekrachtigd.

De politiek roerde zich in 2019 opnieuw over de WKR, dit naar aanleiding van een evaluatie van de regeling in 2018. Maar voordat we nader op de wijzigingen in gaan, eerst weer even de essentie van de regeling. De WKR is vanaf 2015 verplicht van toepassing verklaard. Dit houdt in dat een gemeente maximaal 1,2% van haar totale fiscale loonsom, devrije ruimte, mag besteden aan voor de loonbelastingonbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan haar werknemers. Daarnaast mogen bepaalde zaken onbelast vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld worden doordat zij door de gemeente als inhoudingsplichtige zijn aangewezen alsgerichte vrijstelling ofnihilwaardering. Over het bedrag boven de vrije ruimte dient door de gemeente loonbelasting te worden betaald in de vorm van een eindheffing van 80%.

Indien u als gemeente zaken onbelast wilt vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen aan personeel dienen deze aangewezen te worden binnen de hiervoor genoemdecategorieën. Deze keuzes moeten volgens de Belastingdienst blijken uit de fiscale behandeling, documentatie en administratie van de gemeente, dan wel uit de arbeidsrechtelijke afspraken. Wanneer de aanwijzing niet of niet juist gebeurt, zou het loon in principe bij de individuele werknemer belast moeten worden dan wel bestaat de mogelijkheid te bruteren met toepassing van een gebruteerd tarief oplopend tot zo'n 107%.

De WKR raakt verschillende afdelingen binnen een gemeente, te weten P&O, de salarisadministratie en de financiële administratie. Ontwikkelingen die de regeling zelf raken zien op de op Prinsjesdag aangekondigde verruiming van de regeling per 2020 en een in 2019 inwerking getreden rechtspositiebesluit ten aanzien van de aanspraken van verschillende groepen politieke ambtsdragers.

Verruiming Werkkostenregeling in 2020

Gemeenten kunnen vanaf 2020 tot € 2000,- hogere onbelaste vergoedingen en verstrekkingen geven aan personeel via de WKR. Over de eerste € 400.000,- van de fiscale loonsom geldt dan een percentage aan vrije ruimte van 1,7% en voor het bovenmatige het huidige percentage van 1,2%. Een misschien wel nog interessantere verandering voor gemeenten ziet op de vergoeding voor het aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG) door (aangenomen) werknemers. Deze zal gericht vrijgesteld worden, hetgeen betekent dat deze bedragen (na aanwijzing) niet meer ten laste hoeven te komen van de vrije ruimte van de gemeenten. Gemeenten moeten in 2019 deze VOG-vergoedingen zodoende nog steeds ten laste laten komen van de vrije ruimte en kunnen deze vanaf 2020 aanwijzen als gerichte vrijstelling. Daarnaast zal het moment waarop de verschuldigde eindheffing uiterlijk meegenomen dient te worden in de loonaangifte verplaatsen van het eerste naar het tweede tijdvak in het volgende kalenderjaar. Voor 2019 zal dit zodoende voor de laatste keer uiterlijk in de loonaangifte van het eerste tijdvak in 2020 dienen te gebeuren. De vierde wijziging van de WKR ziet op een gewijzigde waardering van producten uit het eigen bedrijf.

Ook is vanaf 2020 een fietsbijtelling van 7% mogelijk. Deze wetswijziging is reeds in 2018 aangenomen en maakt onderdeel uit van het pakket Belastingplan 2019. Binnen de WKR zijn de mogelijkheden van de werkgever om fietsen aan zijn werknemers te verstrekken summier. De waarde van de fiets komt bij verstrekking geheel ten laste van de vrije ruimte (vaak als keuze binnen het IKB-budget) of er dient een lening aangegaan te worden bij de werkgever waarbij het rentevoordeel op nihil gewaardeerd wordt. Met de fietsbijtelling wordt het makkelijker om een fiets ter beschikking te stellen aan werknemers (net als de auto van de zaak) waardoor de vrije ruimte van de WKR bespaard blijft. Daarnaast verruimt de bijtelling de fiscale loonsom en dus ook de vrije ruimte van de gemeente.

Rechtspositiebesluit vanaf 2019 en Cao Gemeenten vanaf 2020

Voor gemeenten geldt per 1 januari 2019 het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers en de Regeling rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers. Hiervoor waren er nog drie (en eerder zelfs zeven) Rechtspositiebesluiten die inmiddels zijn gemoderniseerd, geharmoniseerd waar mogelijk en samengebracht in voornoemd besluit met bijbehorende regeling. Het besluit regelt de rechtspositie van de gemeentelijke politieke ambtsdragers zoals de raads- en commissieleden, wethouders, burgemeesters en leden van het algemeen bestuur, welke allen onder het werknemersbegrip (kunnen) vallen.

Voor de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan de gemeentelijke politieke ambtsdragers is ervoor gekozen de aanwijzing reeds zo veel mogelijk wettelijk te regelen, althans in het rechtspositiebesluit op te nemen. Dit heeft te maken met de gebruikelijkheidstoets uit de Wet op de loonbelasting 1964: bij elke aanwijzing als eindheffingsbestanddeel moet beoordeeld worden of deze als zodanig gebruikelijk is, althans niet ongebruikelijk. Bij een bij wet of algemene maatregel van bestuur aangewezen eindheffingsbestanddeel hoeft deze beoordeling niet meer afzonderlijk plaats te vinden op lokaal niveau. Hieronder vallen onder andere:

• de onkostenvergoedingen en toelagen voor raadsleden, de burgemeester en wethouders,
• vergoedingen in verband met verhuizingen en tijdelijke huisvesting,
• de vergoeding van kosten voor woon- werkverkeer en de reis- en verblijfkosten,
• de ter beschikking stelling van informatie- en communicatiemiddelen,
• de vergoeding van de kosten voor scholing, en
• de vergoeding van de contributie van een beroepsvereniging.

Deze zijn door het rechtspositiebesluit reeds als eindheffingsbestanddeel aangewezen en hoeven daardoor enkel nog beoordeeld te worden als vrije ruimte post dan wel als een gerichte vrijstelling of nihilwaardering. Vooral de laatste twee rubrieken zijn belangrijk, daar reeds een groot deel van de forfaitaire vrije ruimte gevuld wordt met deze vergoedingen en verstrekkingen die gemeenten (verplicht moeten) toekennen aan de politieke ambtsdragers.

Let op!

Aangezien per 1 januari 2020 de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) van kracht wordt en de Cao Gemeenten gaat gelden voor ambtenaren, niet politieke ambtsdragers, vervalt de CAR-UWO. Gemeenten die een handboek WKR van du ROI gebruiken voor hun WKR-administratie, zullen zodoende de hierin opgenomen groene tekstvakken moeten aanpassen. Ook dienen in januari de overige wijzigingen opgenomen te worden in het handboek zoals hiervoor besproken.

Controle Belastingdienst

De Belastingdienst heeft een hele tijd gewacht met strenge controles op de toepassing van de WKR. Zo hebben organisaties na de verplichte invoering per 2015 de ruimte gekregen de WKR te implementeren. Inmiddels hebben we 2015 al een aantal jaren achter ons gelaten en dient de regeling duidelijk en toepasbaar te zijn voor inhoudingsplichtigen, hoewel dit niet betekent dat er geen knelpunten meer zijn. In de publieke sector vormen de loonkosten een grote kostenpost. Bij een controle op de loonheffingen is de WKR al gauw een van de gecontroleerde onderwerpen. Een gemeente met een proactieve houding die de eerste vragen van de Belastingdienst kan beantwoorden met behulp van (adequaat gevolgde) procesbeschrijvingen en monitoringsverslagen zal uiteindelijk door haar beheersingsmaatregelen minder snel geconfronteerd worden met fouten. Indien de Belastingdienst overgaat tot de geldsteekproef betekent dat dat een enkele gemiste of foutieve aanwijzing kan leiden tot vrij grote correcties en naheffingen. De controleaanpak van de Belastingdienst hebben wij in een artikel van juni vorig jaar reeds toegelicht.[1]

Wat kunnen gemeenten doen?

Du ROI werkt met gemeenten aan fiscaal management. Fiscaal management omvat het sturen en beheersen van alle facetten van de fiscaliteit en geeft tevens invulling aan wat een Tax Control Framework (TCF) wordt genoemd. En een TCF is weer een voorwaarde voor Horizontaal Toezicht. In een goed functionerend TCF neem je niet zozeer veel maatregelen, maar wel de juiste. En dat geldt ook voor het sturen en beheersen van de WKR. Wij merken dat de WKR-administratie en gerelateerde processen bij veel gemeenten voor verbetering vatbaar zijn en dat monitoring naar een adequate werking vaak ontbreekt. De vrije ruimte wordt doorgaans extracomptabel bijgehouden in een apart bestand – waarbij amper zaken zijn opgenomen en het overgrote deel van de kostenposten en de benodigde aanwijzingen ontbreken – en veel gemeenten verkeren in een betalende positie ten aanzien van de WKR. Ook zijn er een aantal veelvoorkomende werkkosten die als zeer complex ervaren worden, waaronder de verstrekking van geschenken en maaltijden en de vergoeding van personeelsfeesten en reiskosten. Hoewel het om een proces gaat, kan een gemeente door het juist aanwijzen en administreren van (veel)voorkomende werkkosten al een heel eind komen. Met onze hulp en een proactieve houding weten gemeenten de WKR steeds beter te managen, zich bewust te zijn en beter in control te zijn ten aanzien van de regeling. Wij gebruiken hierbij tevens tools die door de Belastingdienst zijn voorzien van positieve feedback. In ons artikel van 24 februari jl. kunt u lezen over de ontwikkelingen ten aanzien van een van deze tools.[2] Mocht u als gemeente meer in control willen zijn, neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op.