Inzet van software bij monitoren kwaliteit douane-aangiften

Download presentatie VLM Seminar, Erasmus Universiteit Rotterdam, 20 mei 2015

Douane-autoriteiten zoeken naar comfort over de kwaliteit van ingediende douane-aangiften door AEO-certificaathouders. Alleen het uitvoeren van proceduretesten en lijncontroles levert onvoldoende controlebewijs.

De Douane geeft richting AEO-certificaathouders te kennen dat zij de kwaliteit van hun aangiften aantoonbaar moeten monitoren. In de jaarlijkse bureautoets confronteert de Douane de door haar verzamelde signalen uit fysieke- en aangiftecontroles met de door de AEO-certificaathouder verzamelde bevindingen uit de monitoring van het AEO-beheersingsraamwerk. Niet zelden komt het voor dat hieruit afwijkende beelden naar voren komen: de Douane heeft concrete signalen dat er onjuiste aangiften zijn ingediend, terwijl uit de monitoring activiteiten van de certificaathouder naar voren komt dat het beheersingsraamwerk prima heeft gefunctioneerd...

De Douane zoekt naar comfort over de kwaliteit van de ingediende aangiften. Het blijkt dat alleen het uitvoeren van organisatiegerichte werkzaamheden zoaals proceduretesten en lijncontroles onvoldoende comfort leveren. En dat terwijl de Belastingdienst de methode om dit comfort te bieden al geruime tijd geleden heeft gepubliceerd in de Controleaanpak Belastingdienst (CAB)!. Ook de Douane onderschrijft deze aanpak. De aanpak bestaat uit het slim selecteren van (aangifte)transacties, die aan detailcontrole moeten worden onderworpen. 'Slim' is in dit verband 'willekeurig' door middel van een statistische steekproef. Het random selecteren zorgt er namelijk voor dat de steekproefselectie representief is voor de populatie waaruit hij wordt getrokken.

De steekproefselectie is in omvang beperkt en kan desgewenst gedurende het jaar worden opgebouwd, zodat aan het einde van het jaar de vereiste hoeveelheid detailcontroles wordt bereikt. Meer dan enkele tientallen detailcontroles per maand zijn doorgaans niet nodig. Sterker nog: als de interne beheersing van voldoende niveau is (dit mag van een AEO-houder worden verwacht), kan een reductie van maar liefst 75% (!) op de steekproefselectie worden toegepast. Het inzetten van deze 'positieve voorkennis' over de opzet en bestaan van de interne beheersmaatregelen, moet wel worden onderbouwd. Dat onderbouwen gebeurt door het vlaggen van 25 posten uit de resterende 25% van de steekproefselectie als 'DP'. DP staat daarbij voor 'Dual Purpose'. Deze posten worden in de detailcontrole niet alleen beoordeeld op inhoudelijke juistheid ('heb ik de juiste aangifte gedaan?'), maar óók op het correct toepassen van de vereiste procedures ('is de aangifte tot stand gekomen volgens de afgesproken procedures?').

Concreet leidt deze aanpak tot bijvoorbeeld 500 steekproefposten die op jaarbasis moeten worden gecontroleerd. Dit lijkt/is veel. Maar door toepassen van de reductie van 75% hoeven slechts 125 posten in detail op inhoudelijke juistheid te worden gecontroleerd en 25 posten op het correct toepassen van procedures. Per maand levert dit een 'controlelast' op van circa 10 inhoudelijke controles en 2 procedurele controles. Uit ervaring blijkt dat dit in tijd ongeveer 3 tot 5 uur per maand kost. Hierbij moet wel de tijd worden opgeteld, die het vergt om gegevens uit de systemen te halen en de steekproef op te zetten en te trekken. Dit proces kan echter in hoge mate geautomatiseerd plaatsvinden.

Is hiermee de kous af? Niet bepaald. Als de voorgaande aanpak wordt gevolgd en eventueel door een onafhankelijke derde wordt gecontroleerd en gevalideerd, is verdere reductie op de steekproefselectie mogelijk. Eerst naar 87,5% en daarna zelfs naar 100% reductie...

Is er een adder onder het gras? Welnu, we kunnen er twee noemen:

  • Uw systemen werken niet mee bij het samenstellen van de onderzoekspopulatie... Vaak is dit een eenmalig probleem, dat door het definiëren van een standaardrapport kan worden ondervangen.
  • U bent minder 'in control' dan u denkt... De aanpak legt namelijk haarfijn bloot als u op materiële thema's niet in control bent. Dit kan aanvankelijk als een koude douche worden ervaren. Bedenk dan wel dat dit leidt tot de noodzakelijke verbeterslagen, waarbij verbeteringen aan de hand van concrete voorbeelden kunnen worden aangebracht.

Wilt u weten wat Duroi.am kan betekenen bij het opzetten en inrichten van deze aanpak? Neem dan vrijblijvend contact op. Wij zijn graag bereid in een gesprek een nadere toelichting te verstrekken.