Aandachtspunten voor uw loonadministratie in coronatijd

Aandachtspunten loonheffing en loonadministratie in coronatijd

Een aantal zaken zullen de komende tijd belangrijk zijn voor uw salarisadministratie. Het is voor werkgevers verstandig deze zaken goed te bekijken en rekening te houden met onderstaande punten.

·   Noodfonds Overbrugging Werkgelegenheid (NOW)

·   Verlenging van tijdelijke contracten en NOW

·   Uitbetaling loon van werknemers met flexibele contracten en NOW

·   Opnemen van vakantiedagen in coronatijd

·   Verruiming werkkostenregeling en betaling (vaste) reiskostenvergoedingen

·   Tijdelijke versoepeling bepaalde wettelijke administratieve verplichtingen loonheffingen

·   Aanpassing gebruikelijk loon als dga

Noodfonds Overbrugging Werkgelegenheid (NOW)

Het doel van de NOW-regeling is werkgevers, in deze tijden van acute en zware terugval in de omzet, via een subsidie te ondersteunen bij het zoveel mogelijk in dienst houden van hun werknemers en hen zoveel mogelijk baan- en inkomenszekerheid te bieden in deze onzekere tijden.

Vanaf 6 april t/m 31 mei 2020 kunnen aanvragen voor de NOW worden gedaan bij het UWV. Het betreft een tegemoetkoming in de loonkosten van maart, april en mei 2020 tot maximaal 90%, afhankelijk van het (netto)omzetverlies van het concern. Bij 100% omzetverlies wordt 90% van de loonkosten vergoed enz.

Bedrijven die aan de voorwaarden voldoen, krijgen binnen 2 tot 4 weken na aanvraag een voorschot van 80% uitbetaald. In eerste instantie geldt de regeling voor een periode van 3 maanden. Uiterlijk in mei horen we of de regeling eventueel verlengd wordt.

Twee belangrijke voorwaarden voor de NOW zijn:

·   Werkgevers ontslaan géén personeel om bedrijfseconomische redenen, en

·   Werkgevers betalen de lonen 100% door.

Indien u als werkgever de NOW aanvraagt en een NOW-beschikking ontvangt, dient u er rekening mee te houden dat u in de periode tussen 18 maart en 31 mei 2020 géén ontslagaanvraag doet bij het UWV wegens bedrijfseconomische redenen.

‘Indien toch ontslag wordt aangevraagd, wordt bij de vaststelling van de subsidie een correctie doorgevoerd. Bij de vaststelling van de subsidie wordt vastgesteld wat het loon is van de werknemer(s) voor wie ontslag is aangevraagd. Dit loon wordt vervolgens verhoogd met 50 procent. Dit loon plus de vermeerdering van 50 procent wordt in mindering gebracht op de totale loonsom waarop de uiteindelijke hoogte van de subsidie wordt gebaseerd. Hiermee wordt tot uitdrukking gebracht dat niet-naleving van de voorwaarde om geen ontslag aan te vragen, gevolgen heeft voor de hoogte van de subsidie’, zo schrijft Minister Koolmees.

De correctie van 50 procent wordt overigens achteraf doorgevoerd. Het maakt daarbij niet uit of het UWV de ontslagaanvraag heeft toe- of afgewezen. Dit betekent dat wanneer bedrijven mensen toch moeten ontslaan op bedrijfseconomische gronden, dit hen onder de streep een besparing op de loonsom kan opleveren wanneer (er een gedeelte van) de omzet is weggevallen. Met name wanneer ze verwachten na deze periode alsnog te moeten inkrimpen. De besparing kan immers hoger zijn dan de weggevallen subsidie inclusief ‘boete’. De subsidie geldt namelijk alleen voor de loonkosten over het deel van de omzet dat is weggevallen. Terwijl de loonkosten bij ontslag wegvallen voor het volledige salaris. Wees u er dan wel van bewust dat de bedrijvigheid binnen nu en een à twee maanden weer zou kunnen aantrekken vanwege het eventueel versoepelen of in zijn geheel wegvallen van de corona-maatregelen. We weten immers niet hoelang het nog duurt. In dat geval heeft u wellicht niet voldoende personeel meer in dienst om zaken weer op te pakken. Dit is uiteraard een belangrijke afweging die gemaakt moet worden en hangt af van (het vooruitzicht op) liquiditeit. Ons advies is om u nu te focussen op de korte termijn, maar de lange termijn zeker niet uit het oog te verliezen! Kijk tevens op https://duroi.nl/corona-actielijst

DGA’s (directeur-grootaandeelhouders) zijn overigens doorgaans niet (verplicht) verzekerd voor de werknemersverzekeringen. Hun loon telt niet mee bij het berekenen van de hoogte van de NOW-subsidie. Verschillende instanties roepen nu op het loon van de DGA toch mee te laten rekenen voor de NOW.

Kijk voor meer informatie inzake het aanvragen, de praktische uitwerking van de NOW-regeling en handige links naar de officiële instanties op de informatiepagina
https://duroi.nl/corona-informatiepagina

Verlenging van tijdelijke contracten en NOW

Nu kan het zo zijn dat werknemers nog tijdelijke contracten hebben die juist in deze periode aflopen en al dan niet verlengd (kunnen) worden. Wat moet u nu doen als werkgever?

Een tijdelijke arbeidsovereenkomst is een contract voor een bepaalde tijd met een duidelijk aangegeven einddatum. Wordt het tijdelijke contract niet verlengd, dan geldt er geen opzegtermijn. Als werkgever moet u wel een maand voordat het contract eindigt schriftelijk en duidelijk laten weten of het contract verlengd wordt of niet. Dit is de aanzegtermijn. Doet u dit niet? Dan moet u in beginsel een vergoeding betalen van maximaal 1 maand loon. Ook dient u als werkgever de verschuldigde transitievergoeding in acht te nemen.

Indien u als werkgever gebruik wilt maken van de NOW en vooraf het voornemen had om het aflopende contract niet te verlengen, omdat de werknemer niet goed functioneert dan wel niet past binnen de onderneming, mag er afscheid worden genomen van deze werknemer. Het gaat dan om niet-bedrijfseconomische redenen en het aflopende tijdelijke contract kan betekenen dat u de werknemer niet langer binnen de onderneming hoeft te houden. Houdt er dan wel rekening mee dat het loon van deze werknemer in januari is meegerekend bij het verstrekken van (het voorschot van) de NOW-tegemoetkoming. Hierdoor zal de loonsom in maart/april/mei lager zijn dan de loonsom waarmee het UWV vergelijkt en kan het zo zijn dat naderhand een terugbetaling dient plaats te vinden (de ‘boete’ correctie is dan niet van toepassing). Het is dan wel nog steeds erg belangrijk om voor de desbetreffende werknemer een goed dossier te hebben, waarin duidelijk staat waarom hij/zij niet geschikt is voor de functie en dat het om die redenen beter is om het tijdelijke contract niet te verlengen.

Bij twijfel is het goed om een arbeidsjurist te raadplegen (hierbij kunnen wij u helpen) of om het contract wellicht toch te verlengen. Het UWV zal deze dossiers namelijk kritisch bekijken na afloop van de regeling.

Betaling van werknemers met flexibele contracten en NOW

De bedoeling van de NOW is werknemers zoveel mogelijk in dienst te houden om baan- en inkomenszekerheid te bieden in deze onzekere tijden. De NOW legt daarom de werkgever de verplichting op de loonsom (het totaal van alle lonen in januari 2020) zoveel mogelijk gelijk te houden en alle werknemers dus door te betalen. Denk hierbij ook aan nulurencontracten en min-maxcontracten. Wanneer de werkgever het loon niet doorbetaalt, zal hij niet gecompenseerd worden via de NOW. Dit betekent dat als de loonsom ten opzichte van januari 2020 (of november 2019 indien de gegevens van januari nog niet bekend waren) in de periode maart t/m mei 2020 daalt, de subsidie waar de werkgever aanspraak op kan maken lager wordt. Het kabinet roept bedrijven dan ook op om tevens mensen met een flexibel contract in dienst te houden en het loon door te betalen voor de uren die ze eerder gewerkt hebben. Maar hoe werkt dit nu uit?

Ik heb een werknemer met een flexibel contract, zoals oproep-, nul-urencontract of min-maxcontract. Hoe werkt dit uit voor de NOW-tegemoetkoming?

·   U heeft geen werk voor de desbetreffende werknemer

De NOW-regeling geldt ook voor loonkosten van werknemers voor wie u geen loondoorbetalingsplicht heeft en die niet aan het werk zijn. Ook deze werknemers kunt u in principe dus doorbetalen. De loonsom die het UWV gebruikt voor de berekening van de tegemoetkoming is echter die van januari 2020 (of november 2019 indien van toepassing). U zou werknemers met een flexibel contract dan ook het loon kunnen uitbetalen dat u in januari 2020 (of november 2019 indien van toepassing) aan hen heeft betaald.

Betaalt u de werknemer niets of minder in de periode maart t/m mei 2020 omdat u geen of minder werk voor hem/haar heeft en niet oproept? Dan is er geen sprake van bedrijfseconomisch ontslag en heeft u nog steeds recht op NOW. De uiteindelijke tegemoetkoming zal dan echter wel lager worden dan het verkregen voorschot met als gevolg een terugbetaling aan het UWV (daadwerkelijke omzetdaling daargelaten). Let er dan wel op of de werknemer reeds 6 maanden (of misschien wel 12 maanden) in dienst is en zodoende wellicht toch recht heeft op uitbetaling van (een gemiddeld aantal) uren.

Normaal gesproken kan gedurende de eerste 6 maanden van het contract de loondoorbetalingsverplichting schriftelijk worden uitgesloten. Wanneer u in die periode dus geen werk hebt, roept u de werknemer niet op en hoeft u ook geen loon te betalen. Na 6 maanden ligt dit anders. Dan kan een werknemer een beroep doen op het ‘rechtsvermoeden arbeidsomvang’ (gemiddelde uren over de afgelopen 3 maanden) en loon claimen over die uren. Na 12 maanden dient u de werknemer zelfs een contract met een vast aantal uren te hebben aangeboden.

·   De werknemer werkt ook in de maanden maart, april en/of mei nog steeds door

Is de werknemer in deze maanden aan het werk voor u en maakt deze meer werkuren dan in januari? Dan wordt het meerdere loon niet meegenomen in de berekening voor de NOW-tegemoetkoming.

Betaalt u flexibele krachten meer dan in januari, bijvoorbeeld omdat ze destijds vakantie hadden en ze in maart/april/mei meer uren werken of u zich moreel verantwoordelijk voelt ze ook in deze moeilijke periode tegemoet te komen? Dan lijkt het er dus op dat u hiervoor geen extra NOW-tegemoetkoming krijgt. Het UWV rekent uit praktische overwegingen met (een vergelijking van) de loonsom in januari en corrigeert de loonsom slechts naar beneden om fraude en misbruik van de NOW tegen te gaan.

U kunt alleen een extra nabetaling van NOW-tegemoetkoming krijgen als blijkt dat de omzetdaling over de meetperiode hoger was dan doorgegeven bij de aanvraag.

·   Hoe zit het bij min-maxcontracten?

Ook een min-max contract is een oproepcontract. Hiervoor geldt dat de werknemer tenminste recht heeft op doorbetaling van het minimum aantal uren dat hij/zij met de werkgever heeft afgesproken. Heeft de werknemer een minimaal vast aantal uren per periode zonder uitsluiting van de doorbetalingsplicht van de werkgever? Dan heeft de werknemer recht op doorbetaling van de overeengekomen uren. Ook als er wel sprake is van uitsluiting van de doorbetalingsverplichting kunt u als werkgever ervoor kiezen het loon in de periode maart/april/mei 2020 toch uit te betalen. Let dan tevens op het SV-loon dat aan deze werknemer in januari is uitgekeerd om voor de tegemoetkoming in aanmerking te komen.

Waar de minimumuren onder de 15 uur vallen en de uren niet vastliggen, heeft de werknemer normaal gesproken recht op 3 uur loon per werkperiode. Ook hier kan echter gelden dat een werknemer die structureel meer werkt of heeft gewerkt dan is afgesproken in sommige gevallen een hoger minimum aantal uren dient te krijgen (‘rechtsvermoeden arbeidsomvang’).

Opnemen van vakantiedagen in corona tijd

Door de coronacrisis leven er veel vragen over vakantiedagen. Kan de werkgever een werknemer verplichten om vakantie op te nemen of mag de werkgever een werknemer vragen vakantie op te nemen?

Recht op verlof

In de wet is geregeld dat een werknemer recht heeft op 4 keer het aantal uren dat hij per week werkt aan verlof. Gaan we uit van voltijds werken gedurende 5 dagen per week dan heeft de werknemer na een jaar werk dus recht op 5 maal 4 is 20 dagen verlof. Dat zijn de wettelijke verlofdagen. Veel werkgevers bieden hun werknemers meer vakantiedagen dan het wettelijke minimumaantal. Deze extra dagen zijn de bovenwettelijke verlofdagen. Afspraken over bovenwettelijke verlofdagen staan in de arbeidsovereenkomst of zijn geregeld in de voor het bedrijf van de werkgever geldende cao. Als bijvoorbeeld schriftelijk is vastgelegd dat de werkgever kan bepalen wanneer ADV-uren worden ingeleverd, dan zou de werkgever deze nu kunnen inzetten.

Vakantiedagen tijdens coronacrisis

De werkgever kan een werknemer niet verplichten om vakantiedagen op te nemen, tenzij in de arbeidsovereenkomst of in de cao is opgenomen dat de werkgever daartoe bevoegd is. Controleer dus eerst de arbeidsovereenkomst of de cao voordat u een werknemer met verlof stuurt.

De werkgever kan de werknemer altijd vragen om verlof op te nemen. De werknemer zal daar (in ieder geval voor de reguliere vakantiedagen) echter uitdrukkelijk mee moeten instemmen. Een werkgever kan in deze tijd een beroep proberen te doen op coulance en begrip van de werknemers.

Wat te doen met aangevraagd verlof?

Een andere vraag is wat de werkgever moet doen met aangevraagd en verleend verlof van een werknemer. Door de coronacrisis is reizen naar een aantal bestemmingen niet mogelijk. Het kan zijn dat een geboekte reis van een werknemer niet doorgaat maar verlof reeds is ingediend. De werknemer heeft in die situatie wellicht geen belang bij het opnemen van verlofdagen en vraagt de werkgever of hij kan werken en het verlof weer in kan trekken. Voor deze situatie is het in principe aan de werkgever om te bepalen hoe hij met een dergelijk verzoek omgaat. Als de werkgever een zwaarwegend bedrijfsbelang heeft, mag hij dit verzoek weigeren. De situatie die nu ontstaan is door het coronavirus is echter zeer uitzonderlijk. Het is dan ook de vraag in hoeverre het redelijk is om een verzoek van een werknemer om het verlof in te trekken te weigeren. Hiervoor dient een belangenafweging plaats te vinden. Overleg tussen werknemer en werkgever en het zoeken naar een passende oplossing en medewerking aan beide kanten zal de allerbeste oplossing zijn.

Verruiming werkkostenregeling en betaling vaste (reis)kostenvergoedingen

Vanwege de coronacrisis heeft staatssecretaris Vijlbrief van Financiën op vrijdag 24 april een zestal nieuwe belastingmaatregelen aangekondigd om werkgevers tegemoet te komen in deze lastige tijden. Eén van deze maatregelen is een eenmalige verhoging van de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) van 1,7% naar 3% voor de eerste € 400.000,- van de loonsom per werkgever. Boven € 400.000,- blijft het percentage 1,2% gehandhaafd. Voor bedrijven met een minimale jaarlijkse loonsom van € 400.000,- betekent dit een (maximale) verruiming van € 5.200,- Zo kunnen werkgevers hun werknemers een hart onder de riem steken met een bloemetje of een kaartje thuis of een kleine vergoeding geven om hun (thuis)werkplek in te richten voor zover dit niet onder de arbovoorzieningen of andere gerichte vrijstellingen valt zoals het noodzakelijkheidscriterium.

Op dinsdag 14 april heeft staatssecretaris Vijlbrief ook al laten weten dat aanpassing van vaste onbelaste reiskostenvergoedingen vanwege een veranderd reispatroon in deze (thuis)werktijden van de werknemers niet nodig is. Dit betekent dat de werkgever voor deze periode mag blijven uitgaan van het reispatroon waar de (onbelaste) vergoeding al op gebaseerd was.

Tijdelijke versoepeling bepaalde wettelijke administratieve verplichtingen loonheffingen

Werkgevers hebben voor de loonheffingen bepaalde wettelijke administratieve verplichtingen. De huidige bijzondere omstandigheden kunnen meebrengen dat werkgevers deze verplichtingen niet, niet tijdig of niet geheel kunnen nakomen. Zo geldt bijvoorbeeld de plicht van de werkgever om de identiteit van de werknemer vast te stellen aan de hand van het originele identiteitsbewijs. Als een werkgever een werknemer niet tijdig kan identificeren, kan dit leiden tot een toepassing van het zogenoemde anoniementarief. Dit is een vast tarief van 52%. 

Een dergelijk gevolg van het niet kunnen nakomen van een administratieve verplichting vindt Minister Vijlbrief in deze omstandigheden ongewenst. Daarom neemt de Belastingdienst in deze situaties een soepel standpunt in als een werkgever of werknemer de tekortkoming in de administratieve verplichting voor zover mogelijk herstelt zodra dit kan. Voor het voorbeeld van de identificatieplicht betekent dit dat de toepassing van het anoniementarief achterwege kan blijven als de werkgever de identiteit van de werknemer alsnog vaststelt zodra hij daar in redelijkheid toe in staat is.

Aanpassing gebruikelijk loon als dga

De afgelopen maand is er veel gesproken en geschreven over het al dan niet zomaar kunnen verlagen van het DGA loon (gebruikelijk loon). Uiteraard begrijpt iedereen dat ondernemers in deze tijden alles moeten en willen doen om voldoende liquiditeiten over te houden en dat dit geen ‘gebruikelijke’ tijden zijn. De Belastingdienst geeft nu aan dat er tijdelijk een lager loon met de B.V. overeengekomen kan worden, zonder benodigd verzoek om instemming van of vooroverleg met de Belastingdienst. Uiterlijk aan het einde van het kalenderjaar of het moment waarop de dienstbetrekking eindigt, dient dan wel alsnog te worden bepaald wat het gebruikelijk loon voor het jaar 2020 is. Als aan het eind van het jaar geconstateerd wordt dat dit hoger moet zijn dan het reeds uitbetaalde, moet de B.V. alsnog het verschil als loon aangeven en daarover de loonheffingen inhouden. Dit kan dus aan het einde van het jaar nader bekeken en beoordeeld te worden.

Heeft u vragen?

Heeft u na het lezen van deze informatie nog vragen? Neem dan contact op met onze afdeling salarisadministratie via 088 004 38 00.

Disclaimer

Bij de samenstelling van de teksten is naar uiterste betrouwbaarheid en zorgvuldigheid gestreefd. Onze organisatie kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele onjuistheden en de gevolgen hiervan. Spelen bij u arbeidsrechtelijke vraagstukken, dan kunnen wij u desgewenst in contact brengen met onze vaste arbeidsjurist.