• bezoek ons op adres Leidenlaan 16, 6229EZ MAASTRICHT
  • (+31) (0)43 - 350 21 50
  • info@duroi.nl

Geautomatiseerde maandafsluiting

Situatie

Het bedrijf bestond uit een moeder in Nederland, met dochterondernemingen in België, Duitsland, Frankrijk, Hongkong en Dubai. Alle bedrijven voerden hun administratie in een centraal in Nederland gehouden boekhoudsysteem. De rekeningschema's van de vestigingen waren grotendeels geharmoniseerd. Toch waren er verschillen. Met name België en Frankrijk weken af vanwege de verplichte inrichting van het rekeningschema naar de nationale standaard. De verdichtingen in het boekhoudpakket sloten bovendien niet aan op de inrichting van de vereiste jaarrekening en overige rapportage-eisen in Nederland. Het gevolg was dat geen adequate rapportage van balans en W&V-rekening uit het systeem kon worden gehaald. Dit had tot gevolg dat geen goed maandafsluitingsproces kon worden ingericht. Pas na het verstrijken van het boekjaar kwamen de balans en W&V-rekening beschikbaar. Naast van het gebrek aan financiële sturing dat dit met zich mee bracht begon de kredietverlener (bank) hierdoor in toenemende mate te twijfelen aan de kredietwaardigheid van de onderneming.

Taak

Realiseren van een oplossing waarmee geautomatiseerd - op basis van een gegevensvoorziening uit het boekhoudsysteem - de balans en W&V-rekening kon worden geproduceerd volgens verschillende naar wens in te richten templates. Daarnaast moest de oplossing in staat stellen om een groot aantal controles op de gegevens uit het boekhoudsysteem uit te voeren en maatwerk rapportages te genereren.

Actie

Bouw en implementatie van een programma voor geautomatiseerde maandafsluiting ('MaandApp'). We hebben daarvoor eerst een standaard gegevensvoorziening gedefinieerd voor de financiële gegevens in het boekhoudsysteem. Deze gegevensvoorziening kon met de MaandApp met een druk op de knop uit het systeem worden gehaald. Een tweede druk op de knop startte het genereren van de maandcijfers volgens naar wens in te richten formaten. Een derde druk op de knop startte een 'controlebatch', die geautomatiseerd bepaalde verbanden controleerde alsmede controles uitvoerde op bestaanbaarheid, redelijk, etc. De output van de controlebatch werd nader geanalyseerd door de financiële afdeling van het bedrijf.

Resultaat

Het genereren van maandcijfers was geen enkel probleem meer. Door maandrapportage uit de MaandApp kon het bedrijf haar financiële sturing inrichten. Zo heeft het bedrijf in een vervolgstap een maandelijkse budgetcyclus aan de maandrapportage gekoppeld. De bank kon voor het eerst worden voorzien van toereikende financiële rapportages. Mede hierdoor herstelde het vertrouwen in de kredietwaardigheid van het bedrijf en bleven de bestaande kredietfaciliteiten behouden. Het maandelijks uitvoeren van een reeks controles en analyses op de financiële cijfers resulteerde tenslotte in aanmerkelijk lagere accountantskosten.

Indicatie investering
  • 1 maand
  • € 6.500
Gerelateerde producten & diensten

Deze opdracht omvatte verschillende kenmerken en elementen van producten en diensten uit onze portfolio: