• bezoek ons op adres Leidenlaan 16, 6229EZ MAASTRICHT
  • (+31) (0)43 - 350 21 50
  • info@duroi.nl

Interne controle rittenadministratie 250 bestelauto's

Situatie

De activiteiten van het bedrijf bestonden uit het testen, inspecteren en certificeren van industriële infrastructuur. Ongeveer 250 medewerkers van het bedrijf waren in het bezit gesteld van een bestelauto voor het bezoeken van technische installaties door heel Nederland. De bestelauto's werden door de medewerkers mee naar huis genomen, privé rijden met de auto's was echter niet toegestaan. Privé rijden had grote financiële consequenties vanwege de hoge naheffing van loonheffingen en boetes. Een tweetal medewerkers van de afdeling controlling van het bedrijf was belast met de controle op mogelijk ongeoorloofd privé-gebruik. Voor de controle maakten zij gebruik van het geautomatiseerde ritregistratiesysteem waarmee alle auto's waren uitgerust. In totaal werden op jaarbasis met het wagenpark ca. 400.000 ritten gemaakt en 5 miljoen kilometers verreden. Ca. 2.000 ritten werden door de medewerkers in detail gecontroleerd. De tijdbesteding die hiermee gemoeid was bedroeg ongeveer 120 uur.

Taak

Opzetten van een meer efficiënte en effectieve controle-aanpak op het privé-gebruik. Aanpak moest transparante en controleerbaar zijn, zodat deze gevolgd zou kunnen worden door de belastingdienst.

Actie

Door de leverancier van het ritregistratiesysteem is een extract gemaakt van de logtabel waarin de gemaakte ritten in detail werden vastgelegd. Deze tabel bevatte ca. 5,5 miljoen meetgegevens. Met de gegevens uit deze tabel is per rit de totale ritafstand bepaald. Gebaseerd op bepaalde kenmerken van de ritten is een onderscheid gemaakt van ritten binnen- en buiten reguliere werktijd. Het risico van ongeoorloofd privé rijden werd het hoogst geacht bij de ritten buiten regulier werktijd. Daarom zouden deze ritten aan een intensievere controle moeten worden onderworpen. De controle is ingericht via een statistische steekproef, die binnen gestelde grenzen aan betrouwbaarheid en nauwkeurigheid, een representatief oordeel over de gehele rittenadministratie mogelijk maakte. Het aantal te controleren ritten bedroeg 150 (binnen reguliere werktijd), respectievelijk 300 (buiten reguliere werktijd).

Resultaat

De controle heeft op jaarbasis geresulteerd in een aanmerkelijk lagere controlelast (450 ritten), in vergelijking met voorheen (2.000 ritten). Dit is een reductie met bijna 80%, ofwel een besparing van meer dan 90 uur per jaar. Bijkomend voordeel was bovendien, dat ondanks de aanmerkelijk geringere hoeveelheid werk, een representatief oordeel kon worden geveld over het privé-gebruik van het hele wagenpark. Dus niet enkel over de onderzochte ritten zoals dat voorheen het geval was. De belastingdienst tenslotte, heeft kennis genomen van de aanpak en aangegeven deze in deze casus aanvaardbaar te vinden.

Indicatie investering
  • Eenmalig 2 weken, jaarlijks 0,5 dag
  • Eenmalig € 3.500, jaarlijks € 750

Gerelateerde producten & diensten

Deze opdracht omvatte verschillende kenmerken en elementen van producten en diensten uit onze portfolio: