• bezoek ons op adres Leidenlaan 16, 6229EZ MAASTRICHT
  • (+31) (0)43 - 350 21 50
  • info@duroi.nl
Alles over Tax Control
Fiscale beheersing: kan het efficiënt?
Tax Control  

Fiscale beheersing: kan het efficiënt?

Het middel moet niet erger zijn dan de kwaal. In de praktijk schieten organisaties nogal eens door als het gaat om het treffen van fiscale beheersmaatregelen. Ze doen veel overbodige moeite of focussen zich op onbelangrijke risico’s. Kan het efficiënt?

Maatwerk: focus op belangrijke risico's

Fiscale beheersing is altijd maatwerk waarbij de genomen risicobeheersingsmaatregelen moeten zijn afgestemd op de organisatie en de fiscale risico’s die zich voordoen. Het beheersingsraamwerk – ook wel ‘Tax Control Framework’ (TCF) genaamd – moet de organisatie in staat stellen belangrijke risico’s detecteren en te corrigeren.

Om de eigen organisatie in control te brengen voor de fiscaliteit is het verstandig voor belangrijke risico’s beheersingsmaatregelen te treffen, bijvoorbeeld in de vorm van werkstromen die in concrete situaties dienen te worden gevolgd. Zo’n werkstroom is bijvoorbeeld de jaarlijkse actualisatie van de inventarisatie van vpb-plicht en de etikettering van de vpb-plichtige activiteiten, zowel voor de begroting als voor de jaarafsluiting.

Controleren werking TCF: systeem- of gegevensgericht?

Interne controles zijn vervolgens nodig om te testen of de beheersingsmaatregelen daadwerkelijk hebben gewerkt. Hierbij kan een werkstroom worden geselecteerd en worden nagelopen. Dit heet ook wel ‘systeemgericht controleren’. Feitelijk is het een zwaktebod: het aantal transacties in de administratie is te groot om integraal door te lopen, daarom wordt met een beperkte deelwaarneming naar het proces gekeken. Levert de deelwaarneming geen bevindingen op, dan wordt aangenomen dat ‘het proces heeft gewerkt’ en dat de vastleggingen in de administratie ‘dus wel zullen kloppen’.

Véél effectiever is het, om waar dat mogelijk is direct gegevensgericht te kijken naar de vastleggingen in de administratie zélf en daaruit allereerst geautomatiseerd, slimme selecties te maken op basis van risicoanalyse. Die risicoanalyse is enerzijds gericht op het identificeren van ‘risicovolle transacties’ (rood = met zekerheid ‘fout’), anderzijds op het identificeren van ‘risicoloze transacties’ (groen = met zekerheid ‘goed’). Alle overige posten worden ‘oranje’ gemarkeerd. De foute transacties – mochten deze voorkomen – worden gecorrigeerd. Daarnaast vormen ze aanleiding voor verbetering van het proces, zodat ze in de toekomst niet meer kunnen voorkomen. Behalve de hiervoor genoemde selecties moet dan een ‘random’ selectie op de ‘oranje’ transacties plaatsvinden via een statistische steekproef. Zo’n steekproef is nodig omdat nooit valt uit te sluiten dat fouten voorkomen als gevolg van risico’s die niet in de risicoanalyse zijn onderkend. Deze aanpak resulteert uiteindelijk in de kleinst mogelijke steekproef die nodig is om met een hoge mate van zekerheid materiële fouten uit te sluiten.

Continue monitoren

Een nieuwe trend is het inzetten van automatiseringshulpmiddelen om zeer frequent, of zelfs voortdurend, geautomatiseerd via data-analyse en steekproeven mee te kijken naar de vastleggingen in de administratie. Deze vorm van continue gegevensgerichte analyse wordt ‘continuous monitoring’ genoemd. Nu dit mogelijk is, rijst de vraag of de controle van het proces (het ‘systeemgericht controleren’) überhaupt nog toepassing zou moeten vinden. Als de uitkomsten van het proces vrijwel direct, integraal onder de loep kunnen worden genomen, waarom dan nog een dossier vullen met de bevindingen van een handvol processtappen? Daar komt nog bij dat het buitengewoon lastig is om bij een eventuele omissie in een processtap aan te geven wat dit voor invloed heeft (gehad) op de kwaliteit van de fiscale aangiften. Wie het weet, mag het zeggen.

Conclusie

De Belastingdienst hecht bij haar toezichtsactiviteiten veel waarde aan een TCF waarvan de werking wordt getoetst door middel van interne monitoring. Hiervoor beschrijven we een effectieve en efficiënte aanpak om inhoud te geven aan deze monitoring, daarbij gebruik makend van methoden en technieken die de Belastingdienst zelf ook hanteert.

Maak een stap voorwaarts. Voorkom onnodige werkzaamheden en laat de feiten die uit uw administratie blijken voor zich spreken. Met ons product Gemstone en ons team kunnen wij u ondersteunen bij het opzetten van een continuous monitoring oplossing. Wanneer u hierover meer wilt weten, neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op.

  • 12-05-2017
  • Wil Peters